Online Toplantıların Beynimizdeki Etkisi Nedir?

Arka arkaya online toplantılar artık normalimiz oldu. Hatta bazen bir mail ile çözülebilecek konu için bile toplantı gerçekleştiriyoruz. Peki bu arka arkaya gerçekleşen toplantıların beynimizdeki etkisini biliyor musunuz?

Microsoft Human Factors Lab bu toplantıların beynimizde etkisini araştırdı. Arka arkaya toplantılara girmenin beynimize en büyük etkisi stres, çaresi ise kısa molalar.

Bu araştırmada iki günlük online toplantılarda 14 katılımcı incelendi. 14 katılımcının her biri iki farklı toplantı oturumuna katıldı.

Bir gün arka arkaya 30 dakikalık 4 toplantıya katıldılar ve her birinde farklı bir görev üzerine konuştular. Bir gün ise bu toplantıların aralarında 10’ar dakika mola verip Headspace üzerinden meditasyon yaptılar.

Bu sırada beyinlerindeki aktivite ise EEG cihazıyla gözlemlendi.

Araştırmanın sonucunda ise arka arkaya girilen online toplantılar ile ilgili 3 ana çıkarıma ulaşıldı.

1. Toplantılar arasındaki molalar, beynin “sıfırlanmasına” izin vererek toplantılar boyunca biriken stresi azaltıyor. Mola verdiğimizde beynimiz farklı çalışıyor ve daha az stres altında hissediyor. Özetle kısa molalar yorgunluğun ve stresin panzehiri!
2. Arka arkaya yapılan toplantılar, odaklanma becerinizi azaltıyor ve toplantıya daha az katılım sağlamanıza sebep oluyor. Beyin stres yaşarken odaklanma ve bir şeylerle meşgul olmak çok daha zor oluyor. Bu nedenle mola vermek daha iyi etkileşim kurmamıza, elimizden gelenin en iyisini yapabilmemize ve performansımızın artmasına da yarıyor.
3. Toplantılar arasında geçiş yapmak yüksek bir stres kaynağı. Araştırmacılardan biri bunu şu şekilde açıklıyor; “toplantının sonuna geliyorsunuz, yakında bir tane daha olduğunu biliyorsunuz ve vites değiştirip başka bir şey hakkında iyice düşünmek için beyninizi kullanmak zorunda kalacaksınız.” Bu nedenle doğrudan bir toplantıdan diğerine atlamak beyindeki stres seviyesini de yükseltiyor.

Peki bu konuda ne yapabiliriz? Microsoft Human Factors Lab bize strateji önerileri de sunuyor.

• İlk adım düşünce biçimimiz! Arka arkaya toplantıya girdiğimizde, mola vermeden çalıştığımızda daha üretken hissedebiliriz. Fakat araştırmalar bunun tam tersinin doğru olduğunu söylüyor. Molalar verimimizi artırıyor! Araştırmacılar ise ara verdiğimizde mutlaka bilgisayardan uzaklaşmamızı ve bunu iş günümüzün önemli bir parçası haline getirmemizi öneriyor.
• Molalarda da işlerinizi mi düşünüyorsunuz? Ya da yemeğinizi bilgisayarın karşısında mı yiyorsunuz? Fakat burada da önerilen aklımızı tamamen işle ilgili şeylerden uzaklaştırmamız yönünde. Bu deneyde meditasyon kullanıldı fakat herkesin zihnini sakinleştiren aktivite farklı olabilir. Kendi zihnimizi sakinleştirecek aktiviteyi bulabiliriz. Yürüyüş gibi fiziksel aktiviteler de yararlı olabilir. Böylece sonraki toplantı ve kalan işlerimiz için enerjimiz yerine gelebilir ve işe daha verimli, tazelenmiş bir şekilde başlayabiliriz.
• Bir toplantı planlamadan önce durun ve kendinize sorun: Bu konuda gerçekten bir toplantıya ihtiyacımız var mı? Daha dinamik, yaratıcı, önemli veya duygusal konular bir toplantı gerektirebilirken, bazı konular için e-postadan da yararlanabiliriz. Basit bazı görevlerimizi sohbet yoluyla da halledebiliriz.
• En iyi ve en kısa toplantılar daha amaca yönelik toplantılar! Önceden bir toplantı ajandası oluşturmak ve herkese göndermek, kimin katılacağını bilmek, zamanında başlayıp bitirmek ve son beş dakika konuşulan her şeyi özetlemek gibi uygulamalar, hedeflerimize daha kısa sürede ulaşmamızı sağlayabilir.

Her kurumun, her ekibin kültürü ve iletişimi kendine özgü! Siz bu online toplantı yorgunluğunun farkında mısınız? Bunun için neler yapıyorsunuz? Bizimle de paylaşın 🙂

*https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/brain-research yazısından çevrilmiş ve uyarlanmıştır.